Atualização GTD, Parte 6: Determinação
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Atualização GTD, Parte 6: Determinação

Nos últimos meses, tenho reconstruído aos poucos um sistema GTD mais ou menos conforme o manual. Eu fiz elementos de GTD por anos, mas as coisas no ano passado ficaram muito complicadas e minha esperança é que implementar todo o sistema GTD o mais próximo possível da visão de Allen me ajude a equilibrar duas carreiras bastante diferentes com o resto da minha vida.

Eu pretendia que meu próximo post “Atualização GTD” fosse sobre como chegar à “Caixa de entrada zero”. Allen defende manter uma caixa de entrada de e-mail vazia pelo mesmo motivo que defende o processamento de sua caixa de entrada física até esvaziar todos os dias - se sua caixa de entrada não for um lugar onde você confia em si mesmo para obter as informações de que precisa e, em vez disso, é simplesmente um lugar para armazenar coisas isso pode muito bem ser importante, você nunca conseguirá relaxar e confiar em todo o seu sistema. Tudo na sua caixa de entrada representa uma tarefa ou projeto em potencial que você não está fazendo - e você nem sabe o que é.

Bem, pensando nisso, tenho talvez um mil coisas que eu deveria estar trabalhando, porque é assim que muitos e-mails estavam na minha caixa de entrada na semana passada. Depois de algumas horas limpando boletins não lidos, ainda há quase 700 e-mails em minha caixa de entrada. Obviamente, isso não é bom.

Bem, estou trabalhando nisso e farei um relatório quando o trabalho estiver concluído. Nesse ínterim, porém, percebi outra coisa importante, e é essa percepção que pretendo compartilhar com você hoje: a importância da determinação.

Determinação é o que "Caixa de entrada zero" é realmente sobre, afinal. Uma caixa de entrada vazia pode ser uma garantia de que você não tem um trabalho não reconhecido no qual deveria estar trabalhando, mas mais do que isso, é um sinal de que você definiu esse trabalho e decidiu o que fazer a respeito. Cada mensagem que fica em minha caixa de entrada, então, é um pequeno pedaço de indefinição.

Definir seu trabalho é o cerne do método GTD. Quer o trabalho venha na forma de um e-mail, um projeto em sua lista de algum dia / talvez, uma conversa com um amigo ou uma observação aleatória quando você entra em sua casa à noite, identificando algo como uma coisa a fazer e se comprometendo para fazer isso é fundamental.

A tomada de decisões, como acontece, é realmente difícil. Nossos cérebros simplesmente não são adequados para a tarefa. Por exemplo, embora sejamos muito bons em decidir entre uma opção claramente boa e um status quo claramente ruim, somos muito ruins em decidir entre duas opções claramente boas e um status quo claramente ruim - muitas vezes permanecer no mau status quo para evitar ter de escolher.

Da mesma forma, quando confrontados com duas coisas que são claramente boas, mas difíceis de comparar, e uma terceira coisa que é como uma das duas primeiras, mas claramente inferior, quase sempre escolhemos a coisa superior que é como o inferior. De alguma forma, a coisa inferior faz com que seja superior pareça superior não apenas para aquele semelhante, mas para a coisa diferente dele. (Deixe-me esclarecer isso: considere um novo Porsche, um novo Lexus e um Porsche usado um pouco maltratado. Quase sempre escolheremos o novo Porsche, mesmo que o Lexus possa atender melhor às nossas necessidades.)

Se é difícil decidir entre opções claramente definidas, quão mais difícil é decidir o que fazer quando as opções não estão definidas? E se freqüentemente nos contentamos com o que já temos para evitar ter que escolher entre duas opções melhores, quão mais fácil deve ser resolver quando não há nenhuma ?

É por isso que definir o trabalho é importante, e é por isso que uma caixa de entrada vazia é importante - porque a única maneira de chegar lá é se forçar a definir o trabalho e decidir o que fazer para cada e-mail que atravessa sua popa virtual. E se você pode fazer isso por e-mail, pode fazê-lo independentemente de como o trabalho chega até você. E se você pode fazer isso , então você será tão produtivo quanto uma pessoa muito produtiva, de fato.

Quanto a mim, meu acúmulo de e-mails sugere que eu não sou muito de um tomador de decisões, e isso me preocupa. Uma vez que duvido que possa fazer a transformação de 0 a 60 para Master Decider, vou tentar manter uma resolução simples: de agora em diante, eu tomo uma decisão sobre cada e-mail. Isso deve me servir bem quando eu finalmente baixar minha caixa de entrada a zero, mas não vou esperar até chegar lá.

Espero que essa pequena mudança me ajude a me tornar mais decisivo em outras áreas, o que deve fazer uma grande diferença à medida que eu atualizo meu sistema GTD e me comprometo ainda mais com uma vida mais produtiva e livre de estresse.